Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie „Dajemy Radość”, ul. Bracka 30, 34-300 Żywiec (KRS 0000874673, NIP 5532569542, REGON 388087820), które prowadzi Niepubliczną Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną „OdAdoZ”.

W sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt: kontakt@poradniaodadoz.com, tel. 455 448 711 lub listownie na adres Poradni.

Jakie dane zbieramy?

Za pośrednictwem formularza kontaktowego i zgłoszeniowego zbieramy:

imię (i nazwisko, jeśli je podasz), numer telefonu i/lub adres e-mail – żeby się z Tobą skontaktować,
przy zapisie dziecka: imię dziecka,
rodzaj sprawy, wybrane tematy (np. mowa, emocje, koncentracja) i treść wiadomości.

Tematy i treść wiadomości mogą zawierać informacje o zdrowiu lub rozwoju dziecka albo Twoim. To dane szczególnej kategorii, dlatego chronimy je w sposób opisany niżej. Prosimy nie wpisywać do formularza więcej, niż jest potrzebne do umówienia pierwszej wizyty – szczegóły omówimy na spotkaniu.

Dane podajesz dobrowolnie, ale bez danych kontaktowych nie będziemy mogli odpowiedzieć na zgłoszenie.

Cel i podstawa przetwarzania

Odpowiedź na wiadomość i obsługa zgłoszenia (umówienie wizyty, odpowiedź na pytanie) – na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a w zakresie informacji o zdrowiu – Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgodę wyrażasz, zaznaczając ją w formularzu.
Udzielanie pomocy psychologiczno-pedagogicznej, jeśli rozpoczniemy współpracę (diagnoza, terapia, konsultacje, opinie) – na zasadach opisanych w Regulaminie organizacyjnym i w dokumentach podpisywanych w Poradni.
Wykazanie, że zgody zostały wyrażone, oraz ochrona przed nadużyciami formularza (spam, masowe wysyłki) – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zgodę możesz w każdej chwili wycofać – nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się przed jej wycofaniem.

Jak chronimy dane z formularza

Dane osobowe i treść zgłoszenia są szyfrowane od razu po wysłaniu formularza, zanim zostaną zapisane w osobnej bazie zgłoszeń. Strona internetowa nie potrafi ich później odczytać – klucz do odszyfrowania ma wyłącznie wewnętrzny system Poradni, do którego dostęp mają upoważnieni pracownicy.
W bazie bez szyfrowania zapisujemy tylko numer zgłoszenia, datę, rodzaj sprawy oraz listę i wersję wyrażonych zgód.
Powiadomienie e-mail dla Poradni zawiera tylko numer zgłoszenia i dane potrzebne do oddzwonienia. Imię dziecka, tematy i treść wiadomości nie są wysyłane e-mailem.
Potwierdzenie wysłane na Twój adres e-mail zawiera wyłącznie numer zgłoszenia – nie powtarza tego, co wpisałeś/aś.
Do ochrony przed spamem używamy skrótów kryptograficznych adresu IP i adresu e-mail (nie samych adresów). Są one automatycznie usuwane po 24 godzinach.

Automatyczna analiza treści wiadomości (AI)

W zależności od bieżącej konfiguracji systemu, treść wiadomości przesłanej przez formularz może być automatycznie analizowana przez system sztucznej inteligencji (Groq API, dostawca: Groq Inc., USA). Analiza służy wyłącznie wstępnemu doborowi odpowiedniej formy pomocy i przygotowaniu sugestii dla naszego zespołu. Funkcja ta może być w danym momencie wyłączona – wówczas żadne dane nie są przekazywane do zewnętrznych systemów AI.

Przed ewentualnym wysłaniem treści do analizy AI stosujemy automatyczny filtr usuwający dane osobowe (imiona z nazwiskami, numery telefonów, adresy e-mail, numery PESEL i inne ciągi liczbowe). Do zewnętrznego systemu AI trafia wyłącznie anonimowa treść merytoryczna wiadomości.

Jeżeli analiza AI jest aktywna, transfer danych do USA odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO. Wynik analizy (sugestia) jest przechowywany wyłącznie w systemie Poradni i nie jest przekazywany dalej. Analiza AI ma charakter pomocniczy – nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie profilujemy osób. Ostateczną decyzję zawsze podejmuje pracownik Poradni.

Asystent na stronie

Na stronie działa asystent, który na podstawie Twojego pytania podpowiada, od czego zacząć i która usługa może pasować. Odpowiedzi generuje system sztucznej inteligencji (Groq API, dostawca: Groq Inc., USA).

Przed wysłaniem pytania do dostawcy AI ten sam automatyczny filtr usuwa z niego dane osobowe (jak wyżej). Prosimy też nie wpisywać imion, nazwisk ani numerów – nie są potrzebne.
Nie zapisujemy pytań ani odpowiedzi. Rozmowa jest widoczna tylko w Twojej przeglądarce i znika po zamknięciu karty. Do ochrony przed nadużyciami przez krótki czas (do godziny) pamiętamy jedynie liczbę pytań wysłanych z danego adresu IP.
Asystent nie stawia diagnozy i może się pomylić – wiążące informacje uzyskasz od pracownika Poradni. Jeśli pytanie dotyczy zagrożenia życia lub zdrowia, asystent zawsze pokazuje numery alarmowe.
Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes – odpowiedź na Twoje pytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich innym podmiotom w celach marketingowych. Dane mogą być przetwarzane w naszym imieniu przez dostawców usług technicznych, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:

dostawcę hostingu i zabezpieczeń strony (Cloudflare),
dostawcę bazy danych zgłoszeń i infrastruktury wewnętrznego systemu Poradni,
dostawcę poczty elektronicznej Poradni,
dostawcę systemu AI (formularz i asystent na stronie) – tylko w zakresie opisanym wyżej, bez danych osobowych.

Dane z zaszyfrowanej części zgłoszenia są dla dostawców hostingu i bazy danych nieczytelne.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców (np. Cloudflare, Groq) ma siedzibę w USA. Jeśli w związku z ich usługami dane trafiają poza EOG, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

Okres przechowywania

Zgłoszenia z formularza przechowujemy przez czas potrzebny do ich obsługi, a następnie usuwamy lub anonimizujemy. Jeśli rozpoczniemy współpracę, dane stają się częścią dokumentacji Poradni i przechowujemy je przez okres wymagany przepisami prawa.
Informację o wyrażonych zgodach przechowujemy tak długo, jak może być potrzebna do wykazania, że zgoda została wyrażona.
Skróty adresu IP i e-maila używane przeciw spamowi – 24 godziny.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu oraz prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. W celu skorzystania z praw prosimy o kontakt: kontakt@poradniaodadoz.com.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Dane dzieci

Zgłoszenia dziecka może dokonać wyłącznie rodzic lub opiekun prawny – formularz prosi o potwierdzenie tego uprawnienia. Zasady zgody obojga rodziców na diagnozę i terapię opisuje Regulamin organizacyjny.

Pliki cookies i statystyki

Strona nie używa plików cookies reklamowych ani śledzących. Zasady zapisu informacji na urządzeniu (np. zapamiętanie trybu ciemnego) oraz statystyk odwiedzin opisuje Polityka cookies.

Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, np. przy zmianie sposobu działania formularzy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.

Polityka prywatności (RODO)